解放政府的辦公空間

原文：Civil servants cut through the red tape and share government forward
原文作者：Kim Spinder
本站編輯

因為安全問題，荷蘭的公務員每次要進入不同的辦公區域時都很麻煩，甚至是要進入自己工作單位的區域時也是如此。而個人要進入一個政府機構的建築物，平均要花超過半個小時以上的時間。另外，要預約會議室或是工作室更是困難重重。

因此，有人受不了而在推特發出了求救訊號：

「救命阿！我們想要在所有的政府建築物中好好工作！」

於是開放政府空間(Open Government Places)就這樣誕生了。

挑戰

當時這種在政府領域中分享建築物、工作空間和知識的計劃並不常見，所以一開始的確遇到一些阻力，或者有人對這種作法會感到壓力。

讓各單位長官同意開放他們「私有」和有安全疑慮的區域是一大挑戰。但透過各個研討會、會議、部落格和其他社群媒體，持續宣傳開放工作空間的概念，其他公務人員馬上發現這樣做會有什麼好處。

大家有概念後開始進行一個先導計劃(pilot program)，瞭解讓各單位能協同一起的方式。這樣也比較有彈性，可以讓工作空間能更容易釋放。我們需要：

• 針對每個位置提供特定資訊(何種空間、有沒有無線網路、茶水等)
• 設計簡單有效率的系統，可以接收需求並分配使用者到閒置的工作空間
• 確保每個人預約的座位或房間的驗證機制、預約資訊的正確性與預約者到達指定空間的方式
• 處理每個部門、區域、建築物之間的保安措施(有人負責接待、還是用門鎖卡等)
• 讓使用者進入預約空間時有在家的感覺

一次不需要求開放很多位置，一次一個位置，一張辦公桌也可以，重點在於說服管理者其單位有足夠的空間可以支援這個計劃。一個好的預約制度可以讓主管了解到自己「領土」的狀況，有什麼其他單位的公務人員來訪、什麼會議正在舉行等等。

整體來說，各單位參與計劃的門檻很低，無需額外的支出，只要分享些工作空間、無線網路和咖啡，就可以加入該計劃。

系統使用

公務人員可以線上預約，就近找到適當的空間辦公，或是舉行小型會議。

1. http://www.deelstoel.nl/
2. 登入(使用臉書、推特、LinkedIn或是電子郵件作為帳號密碼)
3. 選擇要工作的地點
4. 看該地、該時段是否有空間
5. 預約，並選擇於該時間地點是否可以與別人分享知識或經驗

使用者可以透過RSS知道自己單位所開放的空位中，有那些人預約。這些人有什麼專長，是否與自己執行的計劃，或是遇到的問題有關，是否有意願就近討論與分享，然後就可以端著咖啡去拜訪這些「客人」。

好處與創新

• 我們可以用更少的資源做更多的事，完整使用現有的政府辦公空間，方便的預約系統，且無需額外的預算花費。
• 與專長人員交流，來自各部門、組織、社群與個人，讓每個人可以建構出更靈通、有效的解決方案。
• 協同工作不受限於時間與空間，透過流暢且增強的溝通方式還有推動彈性、自發性的人際接觸，重新定義出一個激勵人心的工作風格。
• 永續性的工作方式，像是減少文書作業、通勤時間和二氧化碳排放

我們學到什麼？

• 別只寫計劃和詢問上級許可，做就對了
• 別讓金錢或是時間決定你的潛力
• 在社群中大家一同努力
• 讓所有人都可以輕易地加入
• 鼓勵局外人參與
• 透過社群媒體分享知識
• 別低估經驗的價值和人類的潛能

最好的情況下，荷蘭政府機構的工作空間使用率約有80%；但最差的情形下，只有約30%。由此可見，許多座位常常空著。「開放政府空間」目前共有53個單位參與，提供554個工作空間，200位以上的個人使用者。所提供的空間並非是那種在邊邊角角的區域或是某處陰暗的角落。在Dalfsen，你可以預約市長的辦公空間，而在Veghel，你可以預約市經理(city manager)的辦公室。所以可以看出這個計劃受到實際的官方重視，而且每天都在成長。

其他更詳細執行細節，像是網站所使用的技術、社群推廣步驟等等，可至原文參考。


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不知道台灣各級政府的辦公空間使用率為何？