2012年7月4日

解放政府的辦公空間

原文:Civil servants cut through the red tape and share government forward
原文作者:Kim Spinder
本站編輯

因為安全問題,荷蘭的公務員每次要進入不同的辦公區域時都很麻煩,甚至是要進入自己工作單位的區域時也是如此。而個人要進入一個政府機構的建築物,平均要花超過半個小時以上的時間。另外,要預約會議室或是工作室更是困難重重。

因此,有人受不了而在推特發出了求救訊號:

「救命阿!我們想要在所有的政府建築物中好好工作!」

於是開放政府空間(Open Government Places)就這樣誕生了。

挑戰
當時這種在政府領域中分享建築物、工作空間和知識的計劃並不常見,所以一開始的確遇到一些阻力,或者有人對這種作法會感到壓力。

讓各單位長官同意開放他們「私有」和有安全疑慮的區域是一大挑戰。但透過各個研討會、會議、部落格和其他社群媒體,持續宣傳開放工作空間的概念,其他公務人員馬上發現這樣做會有什麼好處。

大家有概念後開始進行一個先導計劃(pilot program),瞭解讓各單位能協同一起的方式。這樣也比較有彈性,可以讓工作空間能更容易釋放。我們需要:
  • 針對每個位置提供特定資訊(何種空間、有沒有無線網路、茶水等)
  • 設計簡單有效率的系統,可以接收需求並分配使用者到閒置的工作空間
  • 確保每個人預約的座位或房間的驗證機制、預約資訊的正確性與預約者到達指定空間的方式
  • 處理每個部門、區域、建築物之間的保安措施(有人負責接待、還是用門鎖卡等)
  • 讓使用者進入預約空間時有在家的感覺
一次不需要求開放很多位置,一次一個位置,一張辦公桌也可以,重點在於說服管理者其單位有足夠的空間可以支援這個計劃。一個好的預約制度可以讓主管了解到自己「領土」的狀況,有什麼其他單位的公務人員來訪、什麼會議正在舉行等等。

整體來說,各單位參與計劃的門檻很低,無需額外的支出,只要分享些工作空間、無線網路和咖啡,就可以加入該計劃。

系統使用
公務人員可以線上預約,就近找到適當的空間辦公,或是舉行小型會議。
  1. http://www.deelstoel.nl/
  2. 登入(使用臉書、推特、LinkedIn或是電子郵件作為帳號密碼)
  3. 選擇要工作的地點
  4. 看該地、該時段是否有空間
  5. 預約,並選擇於該時間地點是否可以與別人分享知識或經驗
使用者可以透過RSS知道自己單位所開放的空位中,有那些人預約。這些人有什麼專長,是否與自己執行的計劃,或是遇到的問題有關,是否有意願就近討論與分享,然後就可以端著咖啡去拜訪這些「客人」。

好處與創新
  • 我們可以用更少的資源做更多的事,完整使用現有的政府辦公空間,方便的預約系統,且無需額外的預算花費。
  • 與專長人員交流,來自各部門、組織、社群與個人,讓每個人可以建構出更靈通、有效的解決方案。
  • 協同工作不受限於時間與空間,透過流暢且增強的溝通方式還有推動彈性、自發性的人際接觸,重新定義出一個激勵人心的工作風格。
  • 永續性的工作方式,像是減少文書作業、通勤時間和二氧化碳排放

我們學到什麼?
  • 別只寫計劃和詢問上級許可,做就對了
  • 別讓金錢或是時間決定你的潛力
  • 在社群中大家一同努力
  • 讓所有人都可以輕易地加入
  • 鼓勵局外人參與
  • 透過社群媒體分享知識
  • 別低估經驗的價值和人類的潛能

最好的情況下,荷蘭政府機構的工作空間使用率約有80%;但最差的情形下,只有約30%。由此可見,許多座位常常空著。「開放政府空間」目前共有53個單位參與,提供554個工作空間,200位以上的個人使用者。所提供的空間並非是那種在邊邊角角的區域或是某處陰暗的角落。在Dalfsen,你可以預約市長的辦公空間,而在Veghel,你可以預約市經理(city manager)的辦公室。所以可以看出這個計劃受到實際的官方重視,而且每天都在成長。

其他更詳細執行細節,像是網站所使用的技術、社群推廣步驟等等,可至原文參考。


----文後----

不知道台灣各級政府的辦公空間使用率為何?

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